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Articles - Étudiants SUPINFO

Le versioning, l'extraction et l'archivage dans SharePoint

Par Thomas JOSEPH Publié le 29/10/2016 à 12:38:18 Noter cet article:
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Cet article s’adresse aux étudiants et professionnels de l’IT déjà sensibilisés à l’outil Microsoft SharePoint. Il s’inscrit dans la collection des « Bonnes pratiques SharePoint 2013 », dont l’intégralité est disponible sur le site de SUPINFO.

Ce document peut également servir de support aux étudiants SUPINFO dans le cadre de la modalité 4MOS – Microsoft SharePoint Administration.

Pour des informations plus détaillées sur l’utilisation de SharePoint 2013 : https://support.office.com/fr-FR/article/Aide-sur-SharePoint-Server-2013-5478f88a-1b24-4afc-8fbc-b2c3aa5a348f

Qu'est-ce que le versioning dans SharePoint ?

L’article qui suit a pour vocation d’expliciter un aspect particulier de l’outil SharePoint à savoir, le versioning, l'extraction et l'archivage dans SharePoint, et de proposer un tutoriel pour mettre en place et tester la ou les fonctionnalités proposées pour une utilisation en environnement professionnel.

Le versioning (contrôle de version) permet d'effectuer un suivi des informations dans une bibliothèque de documents. Il permet, par exemple, de consulter les versions antérieures d'un document et au besoin, de les récupérer. Le nombre de versions conservées est paramétrable et il est possible de créer des versions principales et secondaires (brouillons) d'un document.

Lors de l'enregistrement d'une version d'un document, il est également possible de rédiger un commentaire de version pour informer les autres utilisateurs des modifications apportées au document par exemple.

Paramétrer le contrôle de version dans une bibliothèque SharePoint

1. Dans la bibliothèque, cliquer sur l'onglet BIBLIOTHEQUE puis sur "Paramètres de la bibliothèque"

2. Dans les paramètres généraux, cliquer sur "Paramètres de contrôle de version"

3. Paramétrer le contrôle de version en sélectionnant ou non l'approbation de contenu (voir « L'approbation dans SharePoint ») et la création de versions secondaires puis cliquer sur OK pour valider

Que sont l'extraction et l'archivage dans SharePoint ?

L'extraction empêche plusieurs personnes d'apporter des modifications en même temps sur le même document.

L'archivage est obligatoire après extraction et enregistrement du document pour que les autres utilisateurs du site puissent apporter des modifications sur ce document. Il est également possible en archivant un document de sélectionner le type de version que l'on souhaite enregistrer et de laisser un commentaire pour décrire les modifications apportées.

Contrairement au versioning seul, archivage et extraction offrent davantage de contrôle lorsqu'on effectue un suivi de versions car une version est créée uniquement lorsque le fichier est archivé, et non chaque fois que l'on ouvre et ferme le fichier.

Activer l'extraction/l'archivage dans une bibliothèque SharePoint

La démarche est la même que pour paramétrer le contrôle de version.

Sélectionner "Exiger l'extraction des documents avant de pouvoir les modifier" puis cliquer sur OK pour valider

Extraire un document et l'archiver

1. Ouvrir le document ou cliquer droit sur le document puis "Options avancées" et "Extraire"

2. Effectuer les modifications

3. Enregistrer le document

4. Cliquer droit sur le document puis "Options avancées" et "Archiver"

5. Sélectionner le type de version et si besoin, rédiger un commentaire de version

Pour conclure

Ce tutoriel vous a permis de tester et mettre en place des fonctionnalités importantes de SharePoint 2013 à savoir, le versioning, l’extraction et l’archivage dans SharePoint. Pour en apprendre plus sur les outils essentiels proposés par la solution de Microsoft, je vous invite à parcourir les autres « Bonnes pratiques SharePoint 2013 », toutes disponibles sur le site de SUPINFO.

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