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Articles - Étudiants SUPINFO

Le management transversal

Par Laurent PHILIBERT Publié le 07/08/2017 à 00:58:18 Noter cet article:
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Préambule

Dans cet article, je vous expliquerai le management transversal. Il ne s’agit en rien de management de projet mais plutôt de management humain. Cependant, vous verrez bien à travers cet article que tout comme le management de projet, cela a pour finalité la réussite de celui-ci. Comment améliorer l’aspect relationnel qui existe entre les différents acteurs d’une équipe ? Comment favoriser la créativité et l’innovation au sein d’une équipe ? Comment faire abstraction de la notion de hiérarchie lorsque celle-ci rend néfaste la productivité des acteurs ? Dans cet article, nous tenterons d’apporter des réponses à tout ce panel de questions. Dans un premier lieu, je vous présenterai les spécificités du management transversal. Ensuite, je vous expliquerai ce qu’est la transversalité. Je continuerai par un chapitre concernant l’aspect communication puis finirai sur les 4 aspects du management transversal.

C’est quoi ?

De manière générale, le management transversal s’opère de façon horizontale et non verticale. Il n’y alors pas de hiérarchie comme dans une organisation classique. Il se peut qu’il y ait un lien d’autorité, mais ce dernier reste beaucoup plus compliqué à mettre en place.

Le management transversal, comme son nom l’indique, inclut la transversalité. Cela signifie qu’au sein d’une entreprise, il s’agit de compétences inter-métiers. En anglo-saxon, on appelle cela le cross-department. En français, on pourrait traduire cela par du « transmétiers » ou « transdépartements ». La mise en place d’une culture transversale prend alors tout son sens. Les acteurs ne « s’enfermeraient » alors pas dans leur spécialités métiers. Le but est alors de mettre en place une transversalité permettant de globaliser les différentes spécialités métiers afin d’être performant dans tous les domaines.

Le management de projet n’est pas étranger au management transversal. Comme je le disais précédemment, le management transversal a pour but de mener des projets. Cependant, le management de projet n’a pas forcément besoin d’être soumis à de la transversalité. En effet, vous pouvez toujours mener des projets avec réussite tout en restant avec du management hiérarchique. Toutefois, il s’avère évident que si vous souhaitez mettre en place du management transversal, il ne faut certainement pas confier les clés du projet et de l’équipe à un manager adepte du management hiérarchique. Ce serait comme laisser les clés d’une voiture de collection à un champion du monde de rallye…

Nous verrons plus loin dans l’article les similitudes que porte le management transversal avec le management hiérarchique. Cependant, comprenez bien qu’il y en a et c’est totalement normal. Il s’agit du même constat pour les outils qu’il comporte. Comme tout type de management (humain ou projet), de nombreux outils sont à votre disposition. Cependant, chaque outil est plus ou moins compliqué à mettre en place mais également à utiliser. Tout dépend de la maturité de l’entreprise vis-à-vis du management transversal, mais tout dépend également de ce que vous souhaitez faire. Les outils sont très nombreux et certains s’accordent un peu plus suivant l’environnement et la situation que d’autres. Vous devez garder à l’idée que chaque besoin est unique et à chaque besoin existe un outil adapté.

Outre le fait que la mise en place du management dépend de la situation et de la maturité de l’entreprise, il y a un facteur non négligeable à prendre en compte. Il s’agit de l’organisation structurale de l’entreprise. Vous devez prendre un outil adapté à votre structure pour migrer progressivement vers du management transversal et non prendre un outil pour tenter de l’adapter vous-même à votre structure organisationnelle. Par exemple, les outils utilisés pour une structure où chaque département de l’entreprise sont bien hermétiques ne seront logiquement en aucun cas les mêmes que des outils utilisés pour une structure en hiérarchie pyramidale.

La transversalité

Selon la structure de l’entreprise, la transversalité sera compliquée ou non à mettre en place. Tout dépend du modèle que l’entreprise détient. Afin de comprendre la structure de l’entreprise, il suffit d’observer son organigramme. Afin de bien comprendre la structure de l’entreprise, vous devez la décliner en plusieurs facteurs. A titre indicatif, nous prendrons 7 types de structures : les fonctions, les processus, le produit, le marché, les départements, la pyramide et les projets. Je mettrais les avantages de chacune de ces structures mais également les inconvénients qu’elles peuvent comporter si le management transversal est mis en place.

• Les Fonctions : Spécialisation (Avantage) et Incompréhensions (Inconvénients)

• Les Processus : Etapes claires (Avantage) et Dépendance (Inconvénient)

• Le Produit : Qualité de fabrication (Avantage) et Concurrence (Inconvénient)

• Le Marché : Compétitivité (Avantage) et Concurrence (Inconvénient)

• Les Départements : Dynamisme (Avantage) et Cloisonnement (Inconvénient)

• La Pyramide : Complémentarité (Avantage) et Incompréhensions (Inconvénient)

• Les Projets : Agilité (Avantage) et Attente (Inconvénient)

Chaque type de structure présente ses propres avantages et inconvénients si l’on souhaite mettre en place du management transversal. Le but de ce dernier est alors de maintenir les avantages que chaque type de structure présente tout en atténuant voire éliminant les inconvénients. Ceux-ci sont de potentiels risques, ils diffèrent suivant la structure et sont très compliqués à gérer.

Etant donné que chaque structure présente ses propres risques, il faut bien garder en tête qu’il n’existe pas de structure « idéale ». L’objectif ici est d’utiliser des outils calibrés suivant la structure, le contexte et l’environnement de l’entreprise.

L’aspect de la communication

Pour contrer les différents inconvénients des structures, vous pouvez utiliser les rudiments de la communication interne. Pour cela, vous devez prendre des mesures car le plus souvent, la communication au sein d’une entreprise ou d’une organisation ne se fait pas de la bonne manière.

La communication est primordiale dans une entreprise. C’est elle qui joue l’un des rôles de décideur sur l’avenir structurel de l’organisation. Etant donné son pouvoir d’influence, elle peut jouer avec son pouvoir pour faire pencher la balance d’un côté comme d’un autre. Tout comme le département des ressources humaines, la communication interne est le centre névralgique en ce qui concerne les insatisfactions des employés. Dans la majeure partie des entreprises, bon nombre d’employés ne se sentent pas informés des différentes directives. C’est d’autant plus le cas quand on apprend qu’il y en a qui regrettent qu’on ne cherche même pas à leur communiquer des informations. De plus, les employés se plaignent également du fait qu’ils se sentent peu écoutés ou même, que l’on ne demande même pas leur avis ou qu’on n’en tienne pas compte. C’est alors par le biais des rumeurs et des bruits de couloirs que les informations s’apprennent et deviennent réalité. La communication est alors l’un des pouvoirs de l’entreprise au niveau structurel.

Pour mettre en place la transversalité, il est important que chaque niveau de l’entreprise y prenne part. Vous ne devez pas réserver la participation des projets transversaux à certains niveau de l’entreprise sous peine que les employés ne seront alors pas marqués par la culture de la transversalité et préfèreront revenir dans le passé où ils n’étaient pas sollicités pour rien. La transversalité regarde chaque niveau de responsabilité de l’organisation.

Il faut pour cela, promouvoir et mettre en place des pratiques de communication. Il existe des principes permettant d’obtenir une communication efficace :

Liberté : Chaque employé peut jouir de sa liberté. Cependant, il faut qu’il se maîtrise dans ses propres dires. Selon les chartes de bonne conduite et son positionnement dans l’entreprise, il est important qu’il connaisse son périmètre de liberté.

Citoyenneté : Il est nécessaire d’établir une réglementation vis-à-vis de la citoyenneté des employés. Chacun d’eux se doit être exemplaire vis-à-vis de ses collègues et partenaires. Le respect doit être maintenu par le management. La charte d’exemplarité doit prendre forme suivant un comportement bienveillant.

Technicité : La communication est un art très difficile à acquérir. C’est pour cette raison que les employés n’étant pas à l’aise ou n’étant pas sensibles à la communication soient formés et y prennent part. Chaque membre est un acteur majeur du changement vers la transversalité. Il est donc nécessaire de les accompagner et de les aider afin d’y faire face pour qu’ils soient dans les meilleurs conditions pour effectuer des travaux de groupes.

Créativité : Afin de booster la créativité de chacun, il est important de faire en sorte que l’équipe se « déconnecte » totalement de son travail, qu’elle soit dans des conditions propices afin qu’elle se sente à l’aise, totalement décomplexée. Il existe énormément de méthodes. L’une des meilleurs consiste à rendre ludique les activités de groupe comme le brainstorming et les simulations de cas (Serious Games).

Rigueur : Le plus important encore ce serait de s’y tenir. Une bonne communication interne est une communication rigoureuse, qui ne manque pas à ces principes. Il s’agit alors là du cinquième et dernier principe.

Toujours au niveau de la communication, au sein d’une organisation, il existe plusieurs instances donnant lieu à 3 types de finalité : 

L’échange : Il s’agit tout simplement d’une réunion (rapide ou non) donnant lieu à un échange d’informations. Il peut aussi bien s’agir d’une annonce formelle dans une salle de réunion ou une nouvelle annoncé au coin d’un couloir.

La concertation : Il s’agit du même point que l’échange sauf qu’il y aura une décision à la clé. Des actions seront alors effectuées selon la suite logique de la concertation. Si on demande les avis de chacun, ceux-ci devront être pris en compte dans la décision.

La négociation : Il s’agit de la dernière étape après la concertation. Si on arrive à la négociation, c’est qu’il y a un conflit d’intérêt. La finalité d’une négociation est tout simplement un document contractuel qui devra être tenu. Cependant, les modalités de ce document peuvent aussi bien faire partie d’une négociation ou d’une concertation.

Pour mettre en place un management transversal de qualité, il faut vraiment se concentrer sur 4 aspects :

- La culture d’entreprise

- L’optimisation de la communication

- Créer des codes d’entreprise

- Favoriser l’apprentissage

Créer une culture

Dans une organisation, il est évident que vous pouvez mettre en place des méthodes et des principes. S’ils sont suivis sans comprendre les fondements conceptuels ou culturels (le pourquoi du comment), vous pourrez mettre en œuvre tout ce que vous voudrez, mais « ça ne prendra pas ». Au niveau culturel, il y aura alors un problème. Les attitudes et les visions des membres d’équipes sont le plus souvent issus des méthodes de management qui étaient déjà présentes.

Il est nécessaire de motiver les éléments de l’équipe, les rendre fiable sans pour autant qu’ils travaillent sous la contrainte d’un responsable. Ils doivent le faire de leur propre gré, de leurs propres initiatives. Dans le meilleur des mondes, on dira qu’ils souhaitent réussir pour leur bien mais également pour le bien de l’équipe (en incluant leur responsable dans la réussite).

Les membres de l’équipe doivent en priorité souhaiter collaborer avec les acteurs collatéraux aux projets. Il est important de créer un rapprochement pour amener une collaboration entre les équipes. Cela permettra alors d’inculquer la notion de transversalité.

On se doit d’apporter une notion d’engagement auprès des différentes demandes. Pour cela, les membres d’une équipe se doivent de collaborer (voir paragraphe précédent), mais aussi de partager des visions stratégiques. Ces orientations devront promouvoir et mettre en œuvre la transversalité afin que toute l’entreprise puisse prendre conscience de cette notion.

Comme je le disais précédemment, le management transversal ne s’axe pas seulement sur la créativité ou le rapport horizontal mais également sur l’aspect humain. C’est un facteur déterminant sur la réussite de votre mise en place du management transversal. Ce facteur repose sur la promotion du management par la bienveillance au sein de l’équipe. Cela signifie alors qu’il faut limiter voire éliminer totalement le facteur stress des équipes. Un membre stressé par le travail ne l’effectuera pas de la meilleure des manières, c’est un fait, mais c’est surtout totalement normal. Bien traiter ses partenaires rend alors la tâche beaucoup plus facile. Ce n’est pas tout, il s’agit aussi ici de mettre des bonnes pratiques permettant aux autres (et à soi-même) de ne pas s’engouffrer dans un cercle vicieux lorsqu’un membre souhaite effectuer un travail de manière autonome. La clé de la réussite, c’est le collectif.

La culture du management transversal ne peut s’effectuer en un claquement de doigt ou par une simple volonté. Il s’agit d’un travail à effectuer sur l’équipe et sur soi-même. Il s’agit d’une culture entière à assimiler mais surtout à y adhérer. La culture du management transversale souhaite que l’équipe entière ait le pouvoir de décider. Non pas qu’un membre décide seul dans son coin, mais qu’elle soit et qu’elle représente une force pour l’entreprise de par sa transversalité.

L’optimisation de la communication

La communication est essentielle. Elle permet d’émettre, traiter mais également recevoir de l’information. Et l’information, c’est le nerf de la guerre. Lorsqu’on pense à la communication en entreprise, on pense tout d’abord aux emails. Il s’agit du moyen le plus judicieux mais quand on apprend qu’un collaborateur reçoit environ 150 à 200 emails par jour, l’information risque plutôt de se retrouver dans les starting blocks des « emails à lire » au lieu d’être déjà en train d’être traitée. Alors oui, pour cela, il y a eu les fameuses messageries instantanées en entreprise qui permettent d’envoyer une information de manière simple, rapide et formelle. Cependant, si la question est de débattre (je pense à de la concertation et de la négociation), vous perdrez énormément de temps. L’idée ici c’est de remettre au goût du jour la fameuse réunion.

Les réunions ont pris une place importante au sein des entreprises. Souvent effectuée pour annoncer, débattre ou même négocier elles sont au cœur du dispositif organisationnel. Cependant, bon nombre d’employés n’ont pas saisi la réelle utilité des réunions et ils l’utilisent à tout va. Une réunion représente quand même une mobilisation de plusieurs membres d’équipes autour d’un sujet. Une bonne réunion doit absolument être cadrée, où des processus doivent être tenus, mais surtout où l’ordre du jour doit être scrupuleusement suivi. Si vous pensez que ce sera difficilement le cas voire même impossible, annulez votre réunion, vous ferez perdre du temps à ceux qui n’ont strictement pas envie d’être là et ferez économiser du temps et de l’argent à votre entreprise.

Créer des codes d’entreprise

Dans toute entreprise, il existe des codes. On les remarque facilement selon la façon de travailler des employés. Ces codes sont ancrés dans la culture d’entreprise des employés. De nombreux codes d’entreprise pourraient être repris pour être mis en œuvre dans le cadre d’un management transversal.

Toutefois, il n’en existe pas encore déjà définis et « homologués ». A ce stade, il faut encore faire du cas par cas. Il s’agit ici de codifier votre organisation. Vous vous devez alors de reprendre tout le travail qui a été fait en amont vis-à-vis de la structure, de l’environnement et le contexte de l’entreprise pour définir des moyens de coopération. Vous trouverez donc qu’il y a des leviers sur lesquels votre équipe doit progresser. C’est sur ceux-là qu’il faut codifier, élaborer une charte afin qu’ils puissent progresser de manière efficace. En parallèle, il est important d’identifier les différents partenaires lorsque des travaux en petit comités sont effectués. Il paraît évident que vous n’allez pas mettre 4 directeurs sur des tâches où 2 ingénieurs ou techniciens suffisent amplement. Il faut calibrer les tâches afin que tout le monde collabore de manière efficiente. Idem pour le travail en autonomie, il paraît évident que vous n’allez pas laisser un technicien travailler seul sur un sujet alors que celui-ci nécessite la coopération de 3 ingénieurs et 1 directeur.

Favoriser l’apprentissage

Cette partie n’est pas vraiment spécifique au management transversal. L’idée ici est d’effectuer des retours sur toutes les situations présentant des complications afin d’en tirer des leçons. Vous verrez que cela touche à peu près chaque concept (Le Design Thinking, le Lean IT, le Running Lean, etc.).

Il est important que l’équipe entière, après avoir fait face à une situation, ait pour attitude la volonté d’apprentissage, qu’elle apprenne par elle-même, pour elle-même. Cela aura alors pour conséquences des partenaires souhaitant aller de l’avant, souhaitant contribuer à chaque phase afin d’en tirer le meilleur d’eux-mêmes et d’être le gage de réussite.

En bref

Vous l’aurez compris, le management transversal n’est pas dans la même lignée sur le management hiérarchique. Basé sur la légitimité, il a pour but de gérer une équipe ou des personnes et se fonde sur les objectifs à atteindre. Pour ce faire, une collaboration est alors importante afin que tous les acteurs se sentent et doivent se sentir concernés.

Sources : Le management transversal par Jacques Lemonnier aux éditions Vuibert, octobre 2015.

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