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Articles - Étudiants SUPINFO

Aborder la réalisation d'un projet avec la méthode Agile with Scrum et le diagramme de Gantt

Par Yann PENVEN Publié le 05/08/2018 à 12:18:13 Noter cet article:
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Sommaire

  • Concept

  • Organisation

  • Backlog de produit

  • Sprint et backlog de sprint

  • User Story

  • Tâches

  • Scrum Board

  • Diagramme de Gantt

  • Conclusion

Concept

L’agilité de la méthode Scrum permet de conduire des projets de façon adaptative en facilitant la résolution de l’ensemble des problèmes rencontrés au sein de chaque projet. Le prototypage des projets se résume en 4 grandes étapes :

  • L'orientation du projet

  • La planification

  • La construction

  • Le résultat

La méthode Scrum permet d’avoir un retour et un questionnement récurrent en fonctionnant par cycle. Elle permet d’avoir une adaptation de la conception et de la construction des projets en amélioration continue pour embrasser le mieux possible les besoins exprimés.

Elle permet de collaborer tous ensemble dans le même but en favorisant la communication, l’ambition et le respect mutuel entre les clients et les collaborateurs aux projets.

Organisation

La méthode Agile with Scrum impose un modèle d’organisation impliquant le travail en collaboration via différents rôles ayant pour chacun leurs propres niveaux de responsabilités :

Le « Directeur de Produit » ou « Product Owner » :

La personne endossant ce rôle se place en tant qu’interface de liaison entre les clients, intervenants et le ScrumMaster. Il possède une vision large et partagée du produit.

Il définit les besoins via le Backlog de produit selon les attentes clients et planifie la vie du produit.

Le « ScrumMaster » :

Il est responsable de la méthode et dispose de la qualité de « responsable » ou « leader » de l’équipe. Il doit donc faire respecter le cérémonial (nous y viendrons à la suite de cet article) et est en charge des Scrum Réunion qui ont lieu tous les matins.

NB : La Scrum Réunion est une réunion qui a lieu tous les matins, ne dépassant pas 15 minutes, dont le but est d’échanger de l’avancement du développement durant la phase d’un Sprint.

Il prend aussi en charge les Sprint et les UserStory qui permettent de découper par fonctionnalité ou résultat un Sprint (ces termes sont propres à la méthode et seront expliqués dans la suite de l'article).

L’équipe :

L’équipe est l’ensemble des personnes prenant en charge la conception, les développements, les tests et la documentation de notre produit.

NB : Si le ScrumMaster fait partie de l’équipe et participe à la réalisation des tâches, on parle alors d'équipe étendue.

Voici un schéma symbolisant l’organisation Agile with Scrum et reprenant les rôles détaillés précédemment :

Backlog de produit

Le Backlog de produit est, en quelque sorte, le cahier des charges du produit/service que l’on va concevoir/fournir à nos clients. Il reprend l’ensemble des points énoncés dans les besoins clients en essayant de les compléter un maximum.

Il est très important d’avoir un Backlog de produit étoffé car l’ensemble des éléments qui vont suivre, vont venir de celui-ci et en être dépendant. Nous ne devons donc rien oublier.

Sprint et backlog de sprint

Une fois le Backlog de produit établi, en concordance avec les attentes clients, nous allons découper ce backlog en Sprint.

Un Sprint est une phase de réalisation de tâches, ne dépassant pas 4 semaines, durant lesquelles une ou plusieurs UserStory sont traitées. Chaque UserStory contient elles-mêmes des tâches.

Le déroulement d’un Sprint repose sur un cérémonial imposé par la méthode Agile with Scrum dont voici un exemple de schéma ci-dessous :

On peut voir ci-dessus la première phase importante du projet et du cérémonial donc, qui est le Backlog de produit.

Puis nous découpons ce Backlog de produit en Sprint.

Et pour chacun des Sprints créés, nous allons faire un backlog qui se nommera Backlog de sprint.

L’intérêt du Backlog de sprint est d’expliquer le Sprint que vous allez effectuer durant ces deux à quatre semaines. Il regroupera les besoins émis pour ce Sprint, la généralité des tâches, les besoins que l’on souhaite obtenir à la fin de ce dernier, etc…

Une fois la phase de sprint lancée, chaque membre de l’équipe se met à réaliser les tâches listées dans les UserStory.

Afin de vérifier et d’aider à la réalisation des tâches, le ScrumMaster organise tous les matins des ScrumMeeting ou ScrumRéunion.

Comme expliqué précédemment, la ScrumRéunion est une réunion de 15 minutes maximum permettant de suivre l’avancement des tâches durant la phase de sprint. Pour pouvoir guider cette réunion, trois questions basiques peuvent être posées à chaque membre de l’équipe :

  • Sur quoi as-tu travaillé hier ?

  • Sur quoi vas-tu travaillé aujourd'hui ?

  • Rencontres-tu des points bloquants sur lesquels je pourrais t'aider ?

À la suite des ScrumRéunion, le ScrumMaster connaît l’état actuel de son sprint et sait comment organiser/gérer ses équipes ainsi que les problèmes et/ou informations supplémentaires à apporter à son équipe.

À la fin de chaque sprint, l’équipe Scrum et le ScrumMaster peuvent rendre compte des développements apportés au produit/service au Product Owner qui lui fera part des avancées aux clients.

Et ainsi de suite, on recommence le cérémonial avec un nouveau Sprint détaillé dans son backlog, avec ses UserStory et ses tâches, suivi via les ScrumRéunion.

User Story

Comme vous avez pu lire précédemment, les UserStory sont au cœur des Sprints et font partie intégrante de la méthode Agile with Scrum.

Les UserStory permettent de diviser un Sprint en sous-partie (exemple : par fonctionnalité ou rôle) regroupant chacune un ensemble de tâches. Elles permettront de guider l’équipe à la réalisation des tâches de façon ordonnée. Exemple ci-dessous :

L’avantage des UserStory au sein d’un Sprint est que chaque partie est indépendante des autres. Les personnes au sein de l’équipe pourront donc traiter chaque UserStory comme elles le souhaitent en fonction de leurs propres critères (exemple : deadline, motivation, manque d’informations, etc…).

L’équipe pourra rendre compte des résultats par UserStory.

Attention : Ne pas oublier qu’un sprint ne doit pas dépasser 4 semaines et qu’à la fin de chaque sprint, toutes les UserStory doivent être traitées.

Tâches

Vous l’aurez compris, chaque tâche est contenue dans une UserStory et, est un point à traiter par l’équipe Scrum.

Ces tâches doivent être les plus détaillées possible pour permettre d’avoir une idée très précise du sujet que l’on traite et pour avoir un suivi le plus précis. Voici un exemple d’une liste de tâches :

À la fin du listing de toutes les tâches, vous aurez accompli entièrement la partie de préparation du projet et ce dernier pourra enfin voir le jour.

Récapitulons : Nous avons vu la hiérarchie des parties théoriques précédemment. Voici avec un schéma visuel afin de retenir les étapes :

Scrum Board

Projet jour 1 ! Félicitations, votre projet vient d’entamer son premier jour de concrétisation. Vous allez désormais devoir rendre des comptes de résultats à vos supérieurs et pour cela, vous devez savoir où en est votre projet.

Afin de garder une vue continue sur la réalisation de vos UserStory, la méthode Scrum nous met à disposition un Scrum Board.

Le Scrum Board, représenté ci-dessous, est dans ses formes les plus courantes, un tableau physique formé de 5 colonnes dans lesquelles sont disposés des « Post-It » avec le nom des différentes tâches inscrites dessus. Voici le titre et l’utilité de chaque colonne :

  • User Stories : Colonne contenant l’ensemble des UserStory qui vont être traitées dans le tableau.

  • À faire : Colonne contenant l’ensemble des tâches à faire et donc des « Post-It » au démarrage du projet. Au fur et à mesure que le projet avance et que les sprints se déroulent, les tâches vont se diriger de gauche à droite selon leurs états d'avancement.

  • En cours : Colonne contenant l’ensemble des tâches en cours de traitement par l’équipe Scrum.

  • À tester : Colonne contenant l’ensemble des tâches traitées, dont le fonctionnement est opérationnel mais qui nécessite de subir une batterie de tests avant la mise en production.

  • Fini : Colonne contenant l’ensemble de tâches terminées dont les tests ont été évalués, effectués et validés et qui sont prêtes à la mise en production.

Voici un exemple de Scrum Board :

Ce tableau permet de suivre en temps réel, l’avancée du projet en cours et d’avoir un rapide point de vue de l’état des UserStory en seulement quelques secondes.

NB : Le Scrum Board sert souvent de support d’appui dans les Scrum Réunion hebdomadaires.

L’intérêt de ce dernier est d’avoir le meilleur suivi le plus précis possible et d’avoir une vue d’ensemble des tâches à traiter dans le projet et par Sprint.

Les membres de l’équipe Scrum pourront donc choisir, dans l’intervalle de tâches correspondant au Sprint en cours, la tâche qu’ils souhaitent prendre en charge, sans ordre imposé, et en vérifiant les dépendances.

Diagramme de Gantt

Le meilleur outil pour avoir une vue globale du projet et de son déroulement reste le diagramme de Gantt. Grâce à ce dernier, vous pourrez avoir une vue précise et prévisionnelle des temps du projet.

NB : Les temps au sein des projets sont couramment estimés en jour/homme, exemple : « Pour la réalisation de l’API Web, Jean a estimé sa charge de travail à 5j/h ».

Attention : Si vous estimez 5j/h sur la réalisation d’une tâche et que vous affectez deux ressources humaines à cette tâche (exemple : Jean et Nicolas), le total de la charge de travail correspondra à 10 jours mais restera noté 5j/h).

Les managers, chefs de projet et clients sont très friands de ce genre de graphique car ils leurs permettent d’entrevoir la réalisation de leurs projets, la concrétisation d’un travail d’organisation et d’une gestion importante en amont.

Grâce à diagramme, ils vont pouvoir discuter et envisager leurs plans de communication et de marketing en fonction des dates prévisionnelles de fin de projet et donc de livraison du produit aux clients finaux.

Il est donc très important de coordonner son équipe, d’avoir des chefs de projet tenant compte du délai et des responsabilités et que les charges de travail soient souvent majorées (les charges de travail sont dites « majorées » lorsque l’on prévoit plus de charge attribuée à une ressource que le temps réel nécessaire à la réalisation. La ressource dispose donc d’un meilleur contexte et d’une pression plus faible pour réaliser et réussir la tâche en cours.)

Plus les conditions à la réalisation des tâches seront meilleures, plus les résultats seront qualitatifs !

Voici ci-dessous, un exemple de diagramme de Gantt mis en place dans le cas d’un projet de fin d’année servant de Macroplanning via le logiciel Microsoft Projet :

La vue temporelle (à droite de l’image) permet d’avoir une très bonne visibilité du déroulé du projet et permet, en relation avec la colonne « durée », d’avoir un aperçu du temps par tâche et des dates globales de réalisation du projet.

NB : Le terme Macroplanning désigne un planning prévisionnel d’un projet ou d’une réalisation. En cas de planning réel avec de vraies dates validées par les parties métiers, nous parlerons donc simplement de « planning ».

Informations utiles : Si vous utilisez le logiciel Microsoft Project disponible dans la suite Office, vous pouvez enregistrer l’ensemble de vos ressources humaines, matérielles et financières dans la vue « Tableau des ressources » et ainsi estimer leurs capacités de disponibilités et leurs coûts.

À la fin de la réalisation de votre Macroplanning de Gantt, vous pourrez ainsi bénéficiez d’un taux de charge de travail et d’un coût total par ressource sur l’ensemble du projet.

Conclusion

Comme nous venons de voir ensemble, la méthode Agile with Scrum est une méthode ordonnée permettant de ne rien oublier du début jusqu'à la fin du projet. Le fait d'effectuer plusieurs Sprints au sein du même projet permet d'améliorer continuellement et d'obtenir des retours de la part du ou des clients au fur et à mesure que le projet avance pour embrasser au mieux les besoins exprimés.

Différentes versions du produit selon l'avancement seront donc établies et pourront être présentées aux clients pour démontrer le travail effectué.

Cette méthode est couramment utilisée en entreprise, plus particulièrement dans les start-ups, et a déjà fait ses preuves au cours de nombreux projets alors pourquoi ne pas l'adopter ?

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