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Articles - Étudiants SUPINFO

Organiser son bureau pour un maximum d'efficacité

Par Solène LIMOUSIN Publié le 15/01/2019 à 09:25:04 Noter cet article:
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Les différents types de personnalités :

Lorsqu’on organise son bureau pour être plus efficace, il faut connaitre les environnements qui nous gardent concentrés, motivés et qui présentent des aides utiles, sans stress. Généralement, ces environnements dépendent de notre personnalité.

Il y a 4 types de personnalités et elles ont chacune leurs spécificités :

- Maintaining : C’est généralement une personne qui adore la structure et les routines, elle est précise et organisée. Le bureau qui lui correspondra sera un bureau où on peut maintenir les informations et où les données pourront être retrouvées rapidement.

- Harmonizing : C’est le type de personnalité qui adore communiquer avec les autres mais qui peut être facilement déconcentrée, entre espiègle et précis. Ils adorent les bureaux qui sont joyeux et décorés. Il leur faut de la lumière naturelle, des « open spaces » et des objets qui ont une signification émotionnelle (photos, décorations, …) qui les motivent mais pas trop pour ne pas leur faire perdre de vue leur objectifs.

- Innovating : C’est la personnalité avec énormément d’idées, qui est multi-tâches, spontanée et imaginative. Ils se laissent souvent distraire et ont beaucoup d’énergie. Il leur faut de la lumière naturelle, des couleurs et des plantes.

- Prioritizing : Ce sont des personnalités rationnelles, bien orientées, concentrées. Ils sont meilleurs quand ils sont en compétition avec d’autres personnes, cela les pousse à se dépasser. Les bureaux sans papier sont un bon choix pour eux, avec un système d’ordre alphabétique ou tri par catégorie, avec un minimum de décoration mais pas trop.

On peut donc avoir plusieurs types de bureaux : les bureaux classiques, deux bureaux se faisant front (un devant, un derrière), des bureaux en L ou en U. On peut aussi avoir des bureaux dits « debout » si on a trop d’énergie ou si on a besoin d’un bureau prenant peu de place, nous permettant de travailler debout avec un certain confort.

Avoir une bonne posture :

La personnalité, la santé et le moral ont une importance sur la productivité mais ce ne sont pas les seuls critères, la position elle aussi entre en ligne de compte. En effet une mauvaise position peut entraîner des gênes, des tensions ou même des problèmes de santé, ce qui diminue la productivité.

La bonne posture lorsqu’on travaille et que l’on souhaite être réellement productif est la suivante :

- Ne pas être trop enfoncer dans sa chaise, être plutôt vertical. Les épaules doivent être décontractées et le dos appuyé contre le dossier.

- Eviter de croiser les jambes, les genoux doivent être pliés à 90° et ne pas hésiter à se lever assez souvent pour avoir une bonne circulation du sang.

Il ne faut pas hésiter à investir dans un matériel qui nous permet d’adopter une bonne posture mais aussi de soulager certains désagréments, par exemple ajouter un cale-pieds/repose-pieds si cela nous permet d’adopter une bonne posture, tout en ajoutant du confort.

Garder un bureau sûr :

Pour augmenter notre productivité, il faut ensuite faire attention à garder notre bureau « sûr » et propre. Pour cela, il faut :

- Etre sûr que les sorties sont ouvertes et pas obstruées : Par exemple, faire attention aux différents câbles pour qu’ils ne mettent pas le feu ou qu’ils n’obstruent pas le passage et qu’on se prenne les pieds dedans. Pour cela une bonne solution est de les attacher ensemble ou même les enlever si on ne les utilise plus tout simplement, on peut aussi essayer de repositionner l’objet dont le câble est dérangeant.

- Savoir quel câble appartient à quelle machine : Pour éviter que les câbles soient un méli-mélo incompréhensible et éviter de débrancher le mauvais, on peut mettre de petites étiquettes avec le nom des machines pour ne pas avoir de problèmes. Il ne faut pas hésiter à débrancher les câbles dont on ne se sert pas pour éviter qu’ils s’emmêlent avec d’autres, qu’ils soient perdus. Il faut faire en sorte de ne pas perdre ou laisser à l’abandon les différents câbles pour pouvoir se souvenir de l’appareil auxquels ils appartiennent et ne pas être obligés de les remplacer.

- Faire attention aux placements des différents objets et machines : En effet, une machine mal placée ou dont n’a pas besoin peut réduire notre productivité. On peut les ranger en fonction des machines que l’on utilise le plus et celles qu’on utilise le moins. On peut aussi faire une liste des machines dont on a absolument besoin, prendre des machines qui ne font pas trop de bruit et surtout qui soit simples d’utilisations.

- Avoir la bonne lumière dans notre bureau : Une mauvaise lumière peut causer de la fatigue (picotement des yeux par exemple) et des problèmes de santé. Une bonne lumière permet d’augmenter la productivité et de diminuer la tension des yeux. Il faut donc faire en sorte d’avoir une lumière qui éclaire bien l’espace de notre bureau, qui soit diffuse. Pour cela, ne pas hésiter à placer le bureau à côté de la fenêtre et il ne faut pas hésiter non plus à faire des pauses assez souvent pour prendre la lumière du soleil.

- Créer un « calme visuel » pour augmenter notre productivité : Les décorations peuvent être motivantes et peuvent aider notre productivité. On peut tester différentes photos/décorations pendant une semaine pour voir si elles nous aident à être productif et si ce n’est pas le cas les enlever. On peut aussi peut mettre des plantes pour nous apaiser, réduire le bruit, ou mettre des miroirs pour augmenter la luminosité mais aussi mettre des couleurs motivantes (jaune pour l'optimisme, violet pour la créativité, vert pour l'énergie, gris pour un envionnement neutre). Il ne faut pas que les couleurs de notre bureau augmentent notre anxiété, mais elles ne doivent pas nous endormir non plus ou nous exciter car nous ne serons plus productifs.

L’organisation de l’espace est très importante pour notre productivité. On doit essayer de laisser les objets dont on a besoin à porter de main. On place les objets dans les tiroirs ou sur le bureau en fonction de leur importance.

La technologie a aujourd’hui une place importante dans nos bureaux, mais il faut savoir bien la placer. Il y a beaucoup d’options disponibles selon les outils que l’on veut utiliser. On leur trouve la bonne place et ensuite on ne les bouge plus pour savoir où chercher quand on en a besoin.

On peut aussi organiser nos objets (surtout les plus petits) par types (cartes SD, caméras, micros, …), on peut les mettre dans des boites (une boite pour un appareil et ses composants). Dans les boites, on peut mettre les objets petits et de mêmes types dans des sachets.

Conclusion :

Notre bureau est notre espace de travail, il faut veiller à ce qu’il soit organisé de manière à ce que nous soyons productifs. Cela passe par le fait d’organiser son espace de travail en fonction de ses goûts et de sa personnalité, d’adopter une bonne posture qui nous évitera les tensions, la fatigue et les problèmes de santé et pour finir faire en sorte que celui-ci soit sûr et organisé (ne pas avoir besoin de 30 minutes pour trouver l’objet que l’on souhaite utiliser).

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