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Articles - Étudiants SUPINFO

Organisation, animation et qualification de réunion

Par Yann PENVEN Publié le 01/02/2019 à 16:15:36 Noter cet article:
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Introduction

Dans cet article nous allons aborder l'organisation, l'animation et la qualification d'une réunion avec différentes méthodes en mettant à disposition différents types/techniques de mémorisation afin que vous puissiez l'appliquer vous-même.

À chaque étape de l'article, nous allons détailler les éléments nécessaires à la compréhension et à l'utilisation de ces derniers afin de vous guider au mieux dans le respect de vos besoins.

Principes Généraux

Les réunions sont des moments importants dans l’environnement professionnel, ils doivent apporter une plus-value sur un sujet/projet en cours. C’est une valeur ajoutée pour montrer que l’on sait où on en est.

Il faut savoir qu’une réunion coûte de l’argent à votre société et que chaque échec coûte cher.

Trois notions sont à prendre en compte :

  • Les coûts salariaux directs : Salaires des employés, etc…

  • Les coûts salariaux indirects : Remplacement ou temps pour récupérer le travail en instance, etc…

  • Les frais généraux : Équipements informatiques, matériel d’affichage, etc…

Principales causes d'échec identifiables

Les principales causes d’échec identifiables des réunions sont les cinq suivantes :

  1. Retard de l’animateur

    • Salle non préparée et matériel non vérifié

      • Impression d'impréparation et de précipitation

  2. Retard des participants

    • Une réunion doit commencer à l’heure indiquée par respect pour l’organisateur et de ceux qui sont à l’heure.

      • Au-delà de 20% des retardataires, il y a un manque d’intérêt pour le sujet donc un risque de manque d’efficacité.

  3. Confusion d'objectifs

    • Une réunion = un seul but

    • Une réunion = un résultat mesurable

  4. Confusion d'animateur ou animateur confus

    • Une réunion = un seul pilote

    • Une réunion = un animateur clair

  5. Absence de méthode progressive d'animation

    • Gérer les « dérives »

      • De comportement

      • Par rapport à l’objectif

      • Par rapport à la valeur ajoutée attendue

Organiser, animer et contrôler sa réunion

Afin d’être sûr de bien organiser/animer sa réunion et d’apporter une plus-value à son sujet, vous devez vous poser cinq questions avant d’envoyer l’invitation :

  1. La réunion est-elle utile ?

  2. À quoi penser pour formuler une invitation ?

  3. Quel est le cycle de déroulement d’une réunion ?

  4. Comment gérer le temps ?

  5. Pour finir : Percevoir et gérer les paramètres comportementaux !

Grâce à ces questions, on peut se rendre compte des notions fils conducteurs à suivre pour gérer de bout en bout sa réunion :

Afin de bien comprendre les différents points listés ci-dessus, nous allons les détailler ensemble dans la suite de cet article :

4.1 Utilité

L’utilité de votre réunion pourra se juger selon l’état et/ou la situation dans laquelle vous vous trouvez au moment venu :

  • Avez-vous besoin de faire un point de suivi/contrôle sur le déroulement du sujet ?

  • Avez-vous besoin de recentrer les personnes sur la finalité du sujet ?

  • Avez-vous besoin de présenter de nouvelles notions/phases de projet à votre équipe ?

  • Avez-vous besoin d’éclaircir un point technique bien défini ?

Rappelez-vous de « comment et pourquoi vous en êtes là ? » et du « comment je peux résoudre, aider ou apporter des informations à cette situation ? »

4.2 Invitation

Inviter, c’est n’oublier aucune information.

Pour ce faire voici quelques points qui pourront vous aider à établir votre invitation :

  • Qui ? Monsieur A, Madame B, Monsieur C et Mademoiselle D.

  • Quoi ? Point de suivi sur le sujet X

  • Comment ? Réunion

  • Où ? Salle 11

  • Quand ? Mercredi 13 Février de 15:00 à 15:30

  • Pourquoi (Quels sont les causes (passé)) ? Contrôler l’avancement des différentes tâches du sujet X

  • Combien ? 5 tâches à contrôler

  • Pour quoi (Quel est le but (avenir)) ? Assurer un bon déroulement, une gestion du planning et des coûts alloués au sujet.

4.3 Cycle

Le meilleur moyen d’animer et de contrôler sa réunion est d’appliquer une méthode afin de gérer les différents cycles de votre réunion.

L’absence de méthode risque de :

  • Mal démarrer une réunion

  • Mal contrôler les phénomènes de « déviation » de la réunion

  • Mal gérer le temps d’une réunion

  • Mal conclure une réunion

Afin de mieux comprendre la notion de cycle, voici un tableau décrivant l’ensemble des phases présentes dans la plupart des réunions :

Un cycle de réunion dit « normal » ressemble à celui-ci : 0-1-2-3-4-1-2-3-4-1-2-3-4-finale-ouverture

La phase finale pouvant certaines fois déboucher sur l’ouverture de la prochaine réunion (exemple : « pour la fois prochaine … »).

Bien entendu, le nombre de cycle 1-2-3-4 se répète, ou non, selon la durée de votre réunion.

La phase de lâcher-prise est souvent la plus difficile à gérer car elle n’est généralement pas prévue et elle peut nuire au bon déroulement de votre réunion si elle n’est pas gérée à temps. Alors quelle attitude adopter face à une dissipation du groupe ?

Voici différents cas de figure et les comportements associés que vous pourrez adopter afin de ramener vos participants à la phase de recentrage :

  • Apartés ou dialogues à voix basse entre les participants

    • Se rapprocher

    • Se taire

    • Leur poser une question

  • Endormis ou les passifs

    • Se rapprocher puis se tenir debout tout près d’eux, en parlant de plus en plus distinctement (/!\ Prendre en compte sa fatigue, on ne connaît pas son état médical ou mental, l’invité à sortir ou autres… ne surtout pas le brusquer).

  • Le bavard ou monopolisateurs de parole ou autres baratineurs

    • L’interrompre en parlant posément mais fermement

    • Reprendre les seuls propos qui soient en lien avec le sujet (exemple : le remercier « oui oui vous avez bien fait de nous dire ça… »)

    • Se tourner vers le groupe et poursuivre son animation en évitant de regarder le bavard (/!\ Tourner son champ de vision pour éviter de regarder les bavards et qu’ils se sentent invités à parler)

  • Le silencieux ou timide

    • Se rapprocher de lui et se mettre à ses côtés

    • L’invite à s’exprimer en parlant posément

    • Lui garantir l’écoute du groupe en intervenant dès que quelqu’un voudra l’interrompre

  • Les « négatifs », « critiqueurs » ou agressifs

    • Les laisser parler puis demander l’avis du groupe (retourner le groupe contre lui si vraiment trop agressif, en demandant l’avis des autres)

    • Montrer les points d’accord mais aussi de désaccord à condition que l’ensemble soit constructif (/!\ Nous ne sommes pas là pour envenimer le dialogue mais éclaircir les choses)

  • Les digressions ou « hors-sujets »

    • L’idéal : serait de pouvoir reprendre les propos et les rattacher au sujet traité

    • A défaut : Remercier pour les idées et aussitôt repartir sur le sujet, en s’appuyant sur le visuel présenté (tableau, paper-board…)

  • Les chahuts ou discussions générales

    • Surtout : se taire quelques instants, quitte à s’asseoir

    • Puis : se relever et aller vers le tableau et y inscrire en silence quelque chose qui ait un rapport avec la suite de la réunion (humainement la personne se pose la question de pourquoi l’animateur se tait ? Qu’est-ce qu’il écrit sur le tableau ? Qu’est-ce qu’il regarde ? Pour recentrer les participants à l’individualisme et à travailler en solitude (souvent l’animateur donne la parole à une seule personne distinctement afin d’éviter les prises de paroles en groupes))

    • Réfléchir à : si ce n’est pas le moment de faire une pause ou de laisser les esprits se libérer

  • Les « malotrus » et autres sans-gênes (téléphone en réunion, etc…)

    • Se rapprocher le plus proche possible

    • En cas d’abus : ne pas hésiter à inviter la personne à se mettre à l’écart, hors de la salle, le temps qu’elle soit à nouveau disponible

    • Prévenir d’éteindre son téléphone au début de la réunion

    • Prévenir aux personnes susceptibles de recevoir des appels de les autoriser à sortir pendant la réunion et si ça arrive leur faire un petit signe d’accord, on s’est compris/entendu

4.4 Temps

Contrôler une réunion, c’est :

  • Savoir perdre du temps au début pour mieux en gagner à la fin

  • Maitriser dès le début la phase de « lâcher-prise ». Entendre, analyser, réagir puis agir. /!\ Ne pas laisser faire pendant 20 minutes et d’un seul coup, s’attaquer à la personne. Le but est toujours d’accompagner les participants sans les brusquer (une forme de communication non violente s’instaure en réunion afin d’accepter l’ensemble des profils réunit et de ne braquer personne)

  • Vérifier où l’on en est à mi-durée

  • Savoir que cela ne dépend pas uniquement de l’animateur (il peut être utile de le rappeler aux participants en début de réunion, exemple : « le but de cette réunion est d’échanger et de connaître les points de vue de chaque personne présente dans cette réunion… »)

La gestion des cycles dépend de la gestion du temps de l’animateur et des participants :

  • Une réunion trop longue peut amener à un lâcher-prise global et à une réceptivité moindre au fil du temps

  • En revanche, une réunion trop courte ne permet parfois pas d’atteindre les objectifs définis en début de réunion

Afin de ne pas lier à cela, un ordre du jour indiquant les temps dédiés à chaque partie peut vous apporter un support et amener à un respect des temps indiqués par l’ensemble de l’auditoire.

Les temps changent aussi selon les différents types de réunion, exemple :

  • Une réunion de suivi : 20 à 30 minutes

  • Une réunion de brainstorming : 20 à 40 minutes

  • Une réunion de débats : 1 à 2 heures maximums

  • ...

Privilégiez les temps conseillés afin d’assurer une réceptivité et une satisfaction de votre auditoire.

Attention : « Un client satisfait est un client qui revient », le principe est le même pour les réunions : « un employé satisfait est un employé qui revient » mais qui fait, aussi, vivre la réunion et assure une réceptivité. Les personnes motivées arrivent toujours au but défini, ce pour quoi vous devez garantir la bonne compréhension et satisfaction de vos collaborateurs.

4.5 Comportements

Chaque personne est différente et dispose d’un caractère unique.

Différents outils et méthodes de travail, comme le profil MBTI ou la communication comportementale, permettent de définir la typologie des personnes. À l’aide des profils définis, vous saurez comment appréhender un dialogue et réagir face à certaines situations ou certains comportements.

En communication comportementale, 4 typologies sont définies et correspondent à différents types de réunions, les voici :

Aidez-vous de ces profils pour diriger, animer et contrôler vos réunions. Les profils ne seront que bénéfiques et vous amèneront plus rapidement vers vos résultats souhaités.

Mesurer et qualifier sa réunion

Pour chaque type de réunion, il est important de préciser :

  • Ce qui permet de mesurer l’atteinte aux objectifs (exemple : NON/EN COURS/OUI ; 0%/25%/50%/75%/10% ; etc…)

  • Les outils d’animation et leurs modes d’emploi (exemple : fichier de suivi, fichier Excel, logiciel d’animation de réunions, etc…

De plus, il existe quelques repères d’efficacité afin de qualifier sa réunion :

  • Le temps : évidemment, élément-clé du succès

  • Moment le plus efficace pour la tenue de la réunion : adapter vos types de réunions en fonction des périodes de la journée, exemple : Préférer les réunions de débats en début d’après-midi (digestion donc moins d’animosité), privilégier les réunions de brainstorming en fin d’après-midi (permet de relâcher en fin de journée en « s’évadant » des structures strictes et en donnant plein d’exemples, les échanges sont favorisés)

Conclusion

Nous venons de voir ensemble comment organiser, animer et qualifier une réunion tout en voyant des cas concrets à l'aide de mise en œuvre dans des cas d’usage.

Vous l’aurez compris tout au long de cet article : il y a plusieurs façons d’animer une réunion et de l’adapter à son besoin en fonction du type de réunion.

À vous de trouver la vôtre, en espérant vous avoir guidé sur le sujet le plus clairement possible.

Bibliographie

Article basé sur mon expérience professionnelle et sur mes notes prises durant un cours d'animation de réunions du Pôle Formation 58-89 en licence professionnelle GSIE.

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