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Articles - Étudiants SUPINFO

Cisco WebEx

Par Yoann NAKACHE Publié le 14/03/2019 à 10:38:20 Noter cet article:
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Description, installation et configuration

Microsoft Windows 10

Table des matières

1. Qu'est-ce que WebEx ?

2. Comment le mettre en place ?

3. Est-ce une solution payante ?

4. Mise en place d’une réunion WebEx

4.1. Création de la réunion WebEx

4.2. Installation de l’extension WebEx (Google Chrome)

4.3. Menu principale de la réunion WebEx

5. Paramétrage d’une réunion WebEx

5.1. Options de communication

5.2. Options de présentation

5.3. Options générales

5.3.1 File

5.3.2. Edit

5.3.3. Share

5.3.4. View

5.3.5. Audio

5.3.6. Participant

5.3.7. Meeting

5.3.8. Help

5.3.9. Quitter

6. Compte WebEx

6.1. Réunion instantanée

6.2. Réunion programmée

6.3. Réunion en cours

6.4. Réunion à venir

6.5. Fichiers de réunion

6.6. Contacts

6.7. Compte personnel

Conclusion

1. Qu'est ce que WebEX ?

WebEx est un outil de réunion et conférence en ligne.

Il permet de façon simple, sans installation lourde, et depuis n'importe quel appareil relié à Internet, de mettre en place des réunions audio et vidéo entre un ou plusieurs participants, avec la possibilité d'afficher tout ou partie de l'écran hôte de WebEx, en proposant un système de chat en direct, ainsi que de communication visuelle.

Il est disponible sur les ordinateurs sous système d'exploitation Microsoft Windows, Apple MacOs, les systèmes Linux, Unix et Solaris, ainsi que tous les smartphones. Il est aussi possible de rejoindre une conférence via un numéro téléphonique spécialement créé lors de celle-ci.

Un simple navigateur Web suffit à lancer l’application.

2. Comment le mettre en place ?

Il y a plusieurs façons d'utiliser WebEx : en tant qu'organisateur, ou en tant qu'invité.

Un organisateur doit créer un compte WebEx directement depuis le site "webex.fr".

Un invité doit simplement ouvrir le lien qui lui est transmis sur un navigateur Web et entrer son adresse mail, sans besoin de créer un compte.

Sur un ordinateur, WebEx se présente tout simplement sous la forme d'une extension au navigateur, à installer depuis le magasin d'application de celui-ci.

Sur un smartphone il s'agit uniquement de télécharger l'application sur le magasin proposé par l'éditeur du système d'exploitation ou du smartphone lui-même.

3. Est ce une solution payante ?

WebEX présente une formule gratuite, mais aux fonctionnalités limitées.

Il est possible :

  • De joindre trois personnes par réunion,

  • D'utiliser la VoIP et la vidéo,

  • D'accèder à un espace de stockage de 250 Mo,

  • De partager le bureau, des documents et un tableau blanc à toutes les personnes de la réunion,

  • D'enregistrer les réunions audio ou vidéo.

Etant une solution très performante, et éditer par un des pionniers de l'informatique actuelle, il existe aussi plusieurs formules payantes, proposants en plus de l'offre gratuite :

  • D'afficher la vidéoconférence en plein écran,

  • De partager seulement une application, plutôt que l'intégralité du bureau,

  • De partager le rôle d'animateur de la réunion,

  • De rejoindre la réunion via un numéro de téléphone,

  • D'afficher une meilleur qualité vidéo,

  • De programmer des réunions directement sur Microsoft Outlook,

  • De mettre un mot de passe pour rejoindre la réunion,

  • De contrôler à distance un ordinateur de la réunion.

Il est à noter que des solutions sont proposés pour les clients professionnels.

4. Mise en place d'une réunion WebEx

4.1. Création de la réunion WebEx

Le meilleur moyen de tester WebEx est de créer une « réunion de test » : ceci va permettre d’installer l’application et des tester les différentes fonctionnalités de la solution gratuite.

Pour ce faire, rechercher depuis un moteur de recherche « Réunion de test WebEx », ou entrer directement l’adresse web « https://www.webex.fr/test-meeting.html » :

Pour créer la réunion WebEx il est nécessaire de renseigner un nom et une adresse mail. Ceux-ci peuvent être fictifs, moi-même ayant utilisé « Test » comme nom et « Test@test.com » comme adresse mail :

Puis cliquer sur le bouton « Faire un essai ».

4.2. Installation de l’extension WebEx (Google Chrome)

Une nouvelle page Web s’ouvre indiquant les instructions d’installation de l’extension WebEx.

Celles-ci se composent de deux étapes :

1) Cliquer sur le bouton « Add Webex to Chrome » :

2) Une nouvelle page Web s’ouvre sur le « Chrome Web Store » et la page officiel de Cisco WebEx Extension. Cette page comporte les informations principales sur l’extension, notamment un résumé, les avis utilisateurs ou encore la note de version.

Cliquer sur « Ajouter à Chrome » :

Une nouvelle fenêtre s’ouvre afin de confirmer l’ajout. Cliquer sur « Ajouter l’extension » :

L’extension WebEx est maintenant correctement installée. La réunion de test se lance.

Si le temps d’attente est trop long, il est possible de lancer une application de secours via le lien « Run a temporary application ».

4.3. Menu principale de la réunion WebEx

L’application WebEx se lance, avec un aperçu du nom de la réunion WebEx (dans cet exemple « Join Meeting Test »), le nom de l’hôte créateur de la réunion WebEx (dans cet exemple « Test User ») et l’état d’avancement d’ouverture de la réunion.

Dans les réunions WebEx il y a forcément un utilisateur hôte, qui a créé la réunion WebEx ou qui est désigné par le créateur pour en être le « chef d’orchestre ». Dans le cadre d’une réunion de test, étant donné qu’il n’y a aucun autre participant que l’utilisateur de test, il est d’office désigné comme hôte. Une nouvelle fenêtre s’affiche pour transmettre l’information.

Cliquer sur « OK » :

La réunion WebEx s’ouvre :

5. Paramétrage d’une réunion WebEx

5.1. Options de communication

Lors de la réunion WebEx il est possible de paramétrer les options d’appel directement depuis un menu spécial :

• Connect audio and video : Ouvre le paramétrage des différents moyens de communication de la machine hôte.

• Share content : Affiche une ou plusieurs applications ouvertes sur l’écran de l’hôte.

• Record meeting : Enregistre la réunion WebEx dans les dossiers de l’ordinateur sous le format « .wrf ».

• Close Participants : Ferme la fenêtre des participants sur le côté droit, et affiche la présentation en plein écran.

• Chat : Affiche une fenêtre de conversation instantanée pour les participants, avec la possibilité d’envoyé des messages privatifs à une seule personne, ou des messages publiques à tous les participants de la réunion WebEx.

• Les points de suspensions permettent d’ouvrir une fenêtre de notes et de copier l’adresse de la réunion WebEx afin d’inviter des participants.

Ajouté à cela : la liste des participants est affichée sur le côté droit de la réunion WebEx.

Les participants ont tous accès à un bouton « Raise Hand » : Bien pratique dans le cadre d’une réunion WebEx avec beaucoup de participants. Plutôt que de prendre la parole en même temps, chacun d’eux peut lever la main et attendre son tour de parole.

Il est de même possible de transmettre les droits d’hôte de la réunion WebEx à un autre participant, afin qu’il puisse mener la présentation, et avoir des paramètres un peu plus poussés qu’un simple Invité, tel que la possibilité de partager une application, et ou de couper le micro à tous les utilisateurs.

Il est enfin possible d’afficher les informations concernant la réunion WebEx :

• Meeting number : Numéro unique de réunion WebEx, afin de la rejoindre via WebEx ou par mail,

• Audio Connection : Numéro d’appel de la réunion WebEx via une ligne téléphonique,

• Access Code : Code d’accès de la réunion WebEx, autant via internet que téléphone,

• Attendee ID : Numéro identifiant du participant.

5.2. Options de présentation

En plus des options d’appels, il est possible de communiquer avec les autres membres de la réunion WebEx via un système de présentation type PowerPoint, en la modifiant et en affichant des documents :

• Thumbnail View : Affiche les différentes présentations en cours

• Annotation : Plusieurs options de modification de présentation s’affichent. (Voir ci-dessous)

• « 01 » : Switch entre les différentes présentations (fonctionnalité identique à Thumbnail View mais sans l’aspect graphique). Si il n’y a pas de présentation supplémentaire une fenêtre d’erreur apparait. Il suffit de cliquer sur « OK ».

• Zoom In, Zoom Out et Fit to Viewer : Affiche la présentation en plus ou moins gros plan, et éventuellement en plein écran

Il est enfin possible de créer une présentation vierge et d’y insérer toutes sortes d’éléments.

Les options d’annotation se présentent sous la forme de bandeau vertical sur la gauche de la présentation :

- Arrow pointer : Affiche une flèche.

- Test : Intègre du texte.

- Line : Intègre une ligne.

- Draw square Shape : Intègre un carré.

- Pen tool : Permet de transformer le pointeur de la souris en stylo.

- Annotation color : Défini la couleur de toutes les options d’annotation.

- Eraser : Permet de transformer le pointeur de la souris en gomme.

- Save : Sauvegarde la présentation sur le PC au format « .ucf » propriétaire de WebEx.

5.3. Options générales

Les onglets de configurations permettent une personnalisation plus poussée de la réunion WebEx.

5.3.1 File

• Open and Share : Permet d’ouvrir et partager tout type de document (Fichiers Excel, Word, mp3, etc.

• Open Poll Questions : Permet de créer un questionnaire.

• Open Chat : Permet d’ouvrir un fichier texte (.txt) à intégrer directement dans la conversation instantanée.

• Save / Save As / Save All : Permet de sauvegarder les éléments de la réunion WebEx tel que la conversation instantanée ou la présentation.

• Transfer : Permet de transférer des éléments aux participants, tel que des vidéos ou des documents texte.

• Print : Permet d’imprimer sur des systèmes de reprographie la conversation instantanée ou les documents en cours de présentation.

5.3.2. Edit

• Undo / Redo : Traditionnelles commandes de retour pour modification d’un document.

• Add Page : Permet d’ajouter une page vierge à la présentation actuelle

Il est possible de switcher entre chacune des présentations via le bouton encadré en vert.

• Paste As New Page : Copie / Colle d’une page.

• Annotate On : Permet de rendre l’arrière-plan d’annotation plus clair ou plus sombre.

• Clear : Permet de supprimer les ajouts fait lors de la présentation, tel que le surligneur ou du simple texte.

• Font : Permet de modifier la police de caractère des ajouts faits lors de la présentation.

• Preferences : Permet de modifier les animations de la conversation instantanée et des participants. Par exemple jouer un certain son lors du départ d’un participant durant la réunion WebEx.

5.3.3. Share

Il est possible de partager tout ou partie de l’écran du présentateur de la réunion WebEx, ou un des participants ayant-droit sur la réunion WebEx.

Lorsque cette option est activée un nouveau bandeau d’option apparait :

Ce bandeau permet de :

  • Arrêter le partage,

  • Mettre en pause le partage sur une image fixe,

  • Plusieurs options de partage différentes, comme partager seulement la présentation, ou seulement le navigateur Web,

  • Assigner un utilisateur au rôle de présentateur,

  • Paramétrage de l’audio et de la vidéo,

  • Enregistrer la réunion WebEx,

  • Activer la conversation instantanée,Afficher les options d’annotation de la présentation (détailler dans le chapitre 5.2.),

  • Différentes options supplémentaires tel que les détails de la réunion WebEx ou la copie du lien de la réunion WebEx afin de la transmettre à d’autres utilisateurs dans le but de la rejoindre.

  • Enfin, un aperçu de l’utilisateur en cours de conversation est affiché dans une fenêtre :

• My Screen : Affiche l’intégralité de l’écran du présentateur de la réunion WebEx.

• File (Including Video) : Affiche une vidéo depuis le fichier sur le PC hôte.

• Application : Affiche la liste des applications ouvertes sur le PC hôte, afin d’en sélectionne ou plusieurs, avec l’avantage de ne pas partager l’intégralité de l’écran.

• Whiteboard : Affiche une nouvelle présentation vierge.

• Web Browser : Affiche le navigateur Web en cours d’utilisation.

• Multimedia : Partage toute sorte de fichiers en plus de vidéo.

• Remote Computer : Permet de prendre le contrôle du PC d’un utilisateur de la réunion WebEx.

• My Meeting Window : Affiche la vue de la réunion WebEx selon celui qui affiche.

5.3.4. View

• Full Screen : Affiche la présentation en plein écran.

• Thumbnails : Affiche les différentes présentations en cours (vu précédemment).

• Rotate Page Left & Right : Effectue une rotation de la présentation en cours d’affichage.

• Zoom In / Out / To : Affiche de plus ou moins près.

• Fit to Viewer / Width : Adapte la présentation selon le vu de l’utilisateur ou selon la largeur.

• Automatically Advance Pages : Met en place une lecture automatique de la présentation en cours.

• Synchronize for All : Synchronise la présentation en cas de décalage avec les autres membres de la réunion WebEx.

• Panels : Affiche les options du tableau de bord regroupant les utilisateurs.

Il est possible de restaurer la mise en page :

De cacher le tableau de bord. Cela aura pour effet de laisser la présentation ou les éléments affichés en plein écran :

Et de paramétrer les éléments composants du tableau de bord, c’est-à-dire en les y ajoutant ou supprimant :

5.3.5. Audio

Affiche simplement les paramètres audios et vidéo vus précédemment.

5.3.6. Participant

• Mute Me / All / On Entry & Unmute : Permet de couper le micro des participants.

• Invite and Remind : Permet d’inviter d’autres personnes directement depuis la réunion WebEx.

• Copy Meeting Link : Copie le chemin d’accès à la réunion WebEx afin de la transmettre à d’autres personnes pour qu’ils puissent la rejoindre.

• Anyone Can Share : Permet à tous les utilisateurs de partager des éléments dans la réunion WebEx.

• Assign Privileges : Assigne des privilèges à tout ou partie des participants à la réunion WebEx.

Ces privilèges concernent les moyens de communication via la conversation instantanée :

Ou les éléments affichés dans les réunions WebEx propres aux participants :

• Change Role To : Permet de modifier le rôle d’un participant.

• Reclaim Host Role : Permet de devenir l’hôte de la réunion WebEx, et ainsi de bénéficier de tous les privilèges qui y sont associés. Il est nécessaire de posséder le code préalablement établi lors de la création de la réunion WebEx.

• Expel : Permet d’expulser un participant de la réunion WebEx.

5.3.7. Meeting

• Information : Affiche toutes les informations de la réunion, tel que le lien de connexion, le mot de passe d’accès ou encore le numéro d’appel.

• Audio & Video Statistics : Affiche toutes les informations statistiques au niveau vocal et visuel de la réunion.

A savoir le pourcentage d’utilisation des ressources du processeur, de la mémoire vive et du réseau, ainsi que le protocole utilisé pour la vidéo, ainsi que toutes informations techniques concernant l’audio et vidéo.

• Start Recording : Permet d’enregistrer tous les éléments de la réunion dans un fichier .wrf sous forme de vidéo.

Notamment la voix, la vidéo, le chat, le nom des participants, etc.

• Recorder Settings : Paramétrage du mode d’enregistrement de la réunion.

• Welcome Message : Affiche un message de bienvenu lors de la connexion à la réunion.

• Options : Options de paramétrage de la qualité visuelle et audio de la réunion. Cela influera sur la bande passante utilisé.

Il est possible de changer les codes couleur

Ou encore le mode d’importation des documents affichés et partagés

5.3.8. Help

Ce menu permet d’afficher toute la documentation WebEX.

5.3.9. Quitter

Afin de quitter la réunion il suffit de cliquer sur la croix rouge. Un message de confirmation s’affichera, car toute déconnexion cessera d’afficher les éléments de la réunion.

6. Compte WebEx

WebEx propose de créer un compte pour mettre en place et administrer des réunions.

Il suffit de se rendre sur le site Internet de WebEx et de cliquer sur « Sign In » :

Il faut posséder une adresse mail :

On accède directement à la page d’accueil.

6.1. Réunion instantanée

Il est possible de mettre en place rapidement une réunion WebEx, avec tous ses composants, en y mettant un objet et les adresses mails invités. Il suffit ensuite de cliquer sur « Démarrer ».

La réunion se lance

Il se peut que la réunion WebEx ai un aspect différent que celui de la réunion de test. Les fonctionnalités et menus restent sensiblement identiques.

6.2. Réunion programmée

Il est possible de programmer une réunion à une date ultérieure. Pour cela cliquer sur l’onglet « Programmer » :

Un menu permet d’ajouter :

- L’objet de la réunion, qui sera visible par les invités lors de la réception de l’invitation mail, - La date, à l’heure près, avec la durée de la réunion,

- Les adresses mail des participants,

- Un message d’explication,

- Des fichiers joins explicatifs,

- Un mot de passe pour rejoindre la réunion,

- Le type de connexion, à savoir par Internet ou par téléphone.

Il suffit ensuite de cliquer sur « Programmez-la » pour l’enregistrer et que les mails soient automatiquement envoyés.

6.3. Réunion en cours

Si une réunion est déjà en cours, il est possible de la rejoindre en entrant simplement le numéro créé par WebEx, avec éventuellement le mot de passe, et cliquer sur « Rejoindre ».

6.4. Réunion à venir

Le calendrier des réunions à venir est disponible dans l’onglet « Réunions » :

6.5. Fichiers de réunion

Il est possible de consulter l’historique des fichiers de réunion directement depuis la page d’accueil :

Et une solution identique au Cloud permet une gestion plus poussée des fichiers, afin de les partager et laisser à disposition lors des réunions, ou de les enregistrer sur un espace de stockage personnel :

6.6. Contacts

Un carnet d’adresse est disponible, avec la possibilité d’importer depuis une plateforme ou un fichier local, et de les utiliser lors d’une réunion :

6.7. Compte personnel

Il est possible de gérer les données personnelle du compte WebEx depuis la n’importe quel endroit du site Web :

Cela affichera dans un premier temps un aperçu du compte, avec l’adresse mail WebEx, le numéro WebEx du compte, le type d’abonnement, et un lien vers le changement de mot passe et la gestion du compte :

Le profil est visible par les utilisateurs WebEx :

Il permet d’afficher une photo, l’adresse mail, les coordonnées géographiques … et toutes informations utiles :

Conclusion

WebEx est un outil simple d’accès et d’utilisation, se basant sur un mode de fonctionnement intuitif et puissant, permettant de communiquer le plus rapidement possible, sur le canal audio ou vidéo, avec la possibilité de partager des documents.

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